Privacy Policy

Algemeen

1. Deze privacy policy (“Privacy Policy”) regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van uw gebruik van onze website (de “Website”) en de diensten die daarmee verband houden (gezamenlijk aangeduid als de “Diensten”). Deze verwerking wordt uitgevoerd door door Studentenraad KU Leuven als verantwoordelijke voor de verwerking, met zetel te ‘s-Meiersstraat 5, 3000 Leuven (“wij”, “ons”), ingeschreven in de KBO onder nummer 534.592.536, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
2. Door het gebruik van onze Website en/of onze Diensten, erkent u dat u deze Privacy Policy zorgvuldig heeft gelezen en dat u hiermee zonder voorbehoud instemt. Wij behouden ons het recht voor om de Privacy Policy regelmatig te wijzigen volgens ons eigen inzicht. Zulke wijziging zal via de Website gecommuniceerd worden.
3. Door de checkbox aan te klikken waarin vermeld wordt: “Ik verklaar dat ik de Privacy Policy volledig heb gelezen en begrepen en dat ik er zonder voorbehoud mee instem. Ik geef toestemming om mijn persoonsgegevens te verwerken zoals uiteengezet in deze Privacy Policy”, verklaart u dat u inderdaad deze Privacy Policy gelezen heeft en hiermee instemt. U verklaart dat u begrijpt met welke doeleinden uw persoonsgegevens worden verwerkt. U stemt er ook mee in dat uw voortgezet gebruik wordt begrepen als een voortgezette toestemming. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken door te mailen naar info@stura.be.
4. Hou er rekening mee dat we zogenaamde ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de Website en/of de Diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie betreffende ons gebruik van cookies, gelieve onze Cookie Policy te lezen.
5. Mocht je vragen hebben over deze privacy verklaring, nadat je die hebt doorgenomen, dan mag je ons altijd contacteren via info@stura.be.
6. Als en wanneer uw registratie op de Website of gebruik van de Website of Diensten kan worden beschouwd (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de Diensten, (c) een gevaar voor de Website of Diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware, of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is, mogen wij uw gegevens verwerken in het belang van onszelf, onze partners of derden.
7. Deze Privacy Policy is laatst bijgewerkt op 27 april 2026.

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer je onze Website en/of Diensten gebruikt, verwerken we jouw persoonsgegevens. We kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, domicilie- en/ of verblijfsadres, telefoonnummer, e-mail, studentennummer, rijksregisternummer, rekeningnummer en maatschappelijke zetel;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;
• Functie bij of relatie tot FO of andere Leuvense studentenverenigingen;
• Beeldmateriaal en audiovisueel materiaal gemaakt op activiteiten van de Studentenraad KU Leuven.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Studentenraad KU Leuven verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor de gegevens werden verstrekt. De verwerking ervan is beperkt tot die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Je persoonsgegevens worden door Studentenraad KU Leuven verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Zodat je kan deelnemen aan de activiteiten van Studentenraad KU Leuven (gerechtvaardigd belang)
• Zodat we je vergaderdocumenten, verslagen en uitnodigingen te bezorgen (gerechtvaardigd belang)
• Zodat we je aanvragen voor onze diensten zoals subsidies of uitleendienst kunnen verwerken (gerechtvaardigd belang)
• Zodat we alle werkgeversverplichtingen rond staf kunnen nakomen (wettelijk gerechtvaardigd);
• Zodat we een degelijk en veilig vrijwilligersbeleid kunnen voeren (gerechtvaardigd belang)
• Zodat we de vertegenwoordiging van studenten aan KU Leuven kunnen waarborgen (gerechtvaardigd belang).

Wie verwerkt je gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende instanties:

• Bestuursleden van de vereniging;
• Vrijwilligers van de vereniging;
• Stafmedewerkers en jobstudenten bij Studentenraad KU Leuven.

Met wie wij gegevens delen

1. Wij verzenden uw persoonsgegevens niet op een identificeerbare manier naar derden als dit niet vereist is om de Diensten te verlenen, zonder uw uitdrukkelijke toestemming daartoe.
2. Wij kunnen een beroep doen op externe verwerkers om u de Website en/of Diensten aan te bieden. Wij zorgen ervoor dat derde verwerkers uw persoonsgegevens alleen namens ons, en op schriftelijke instructie van ons, mogen verwerken. Wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorgvuldigheid worden geselecteerd zodat wij kunnen rekenen op de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens.
3. Wij kunnen geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overmaken aan andere organisaties die deze gegevens kunnen gebruiken om producten en diensten te verbeteren en de marketing, presentatie en verkoop van producten en diensten op maat te organiseren.
4. Wij verstrekken je persoonsgegevens niet aan derden tenzij dat wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals in het kader van politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Waar wij gegevens verwerken

1. Wijzelf en onze externe verwerkers zullen uw identificeerbare persoonsgegevens alleen in de EER verwerken.
2. Wij kunnen uw geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overdragen aan organisaties buiten de EER. Indien een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens te garanderen, en dat alle rechten met betrekking tot persoonsgegevens gegarandeerd worden die u zou kunnen genieten onder toepasselijk dwingend recht.
3. Als er een overdracht van uw persoonsgegevens en/of geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens plaatsvindt, wordt het volgende wettelijke beschermingsmechanisme ingevoerd.

Hoe wij gegevens verwerken

1. Wij zullen ons uiterste best doen om alleen de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken. Wij zullen uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerken. Wij zullen ons uiterste best doen om de persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden.
2. Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Hou er rekening mee dat de intrekking van de toestemming kan impliceren dat u niet langer in staat bent om de Website en/of Diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken. Als u zich bij onze Website heeft geregistreerd, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als u uw profiel verwijdert, tenzij een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons dat zou verhinderen.
3. Wij zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens veilig te houden tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang door ons personeel of personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

Bewaartermijn

Studentenraad KU Leuven bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn of niet langer dan op grond van de wet vereist is.

Uw rechten

1. U heeft het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. Verzoeken om toegang die klaarblijkelijk worden ingediend met oog op het veroorzaken van overlast of schade voor ons, worden echter niet behandeld.
2. U heeft het recht om te vragen dat alle persoonsgegevens over u die onjuist of onnauwkeurig zijn, kosteloos worden gecorrigeerd. Als u zich heeft geregistreerd op onze Website, kunt u veel van deze gegevens zelf corrigeren via uw profiel. Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, dient u bij dit verzoek ook het bewijs te voegen dat de persoonsgegevens waarvoor correctie wordt gevraagd, onjuist zijn.
3. U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar info@stura.be, of door uw profiel te verwijderen (indien van toepassing).
4. U heeft het recht om te vragen dat persoonsgegevens met betrekking tot u worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden die in deze Privacy Policy worden uiteengezet of als u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.
5. In de plaats van verwijdering kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken indien (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.
6. U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens indien u kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met bijzondere omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter als direct marketing wordt aangemerkt, heeft u het recht zich kosteloos en zonder rechtvaardiging te verzetten tegen een dergelijke verwerking.
7. Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of op basis van een contract en de verwerking met geautomatiseerde middelen gebeurt, heeft u het recht om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, heeft u het recht deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend beoordeeld door ons.
8. Als u een verzoek wilt indienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@stura.be. In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart waaruit uw identiteit blijkt. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag inwilligen.
9. Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het e-mailadres info@stura.be. Blijft u ontevreden over ons antwoord, dan staat het u vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, de Belgische Privacy Commissie. Ga voor meer informatie naar http://www.privacycommission.be.